Tra le più famose tecniche per la produttività troviamo in cima alle classifiche il metodo GTD ” Getting Things Done” di David Allen. A volte soprannominata la tecnica dei due minuti, perchè sì a volte 2 minuti possono fare la differenza, è utile a tutti coloro che vogliono diventare più produttivi, ma andiamo passo per passo. David Allen è fondatore e presidente di una società di consulenza manageriale e coaching e di una società di software dedicati a strumenti per il risparmio di tempo. Il principio che sta alla base del suo metodo è che il nostro cervello non è fatto per ricordarsi quantità eccessive di informazioni. Le capacità della nostra mente purtroppo sono limitate e soprattutto costose in termini di energia. Il problema della produttività è spesso la mancanza di energia, risorsa fondamentale per impegnarsi a fare bene il nostro lavoro o per portare avanti la nostra passione. Dobbiamo perciò alleggerire la nostra mente: ma come? La risposta è banale, eppure poche persone la mettono in pratica ed è scrivere le nostre idee, i nostri pensieri. David Allen ha escogitato un metodo funzionale per organizzare i nostri pensieri usando diversi tipi di liste e ideando i 5 stadi da attraversare per diventare più produttivi.

I 5 stadi per essere produttivi

1. Svuotare la mente

Per prima cosa dobbiamo tirar fuori dalla nostra mente tutti i pensieri e tutte le idee che ci passano per la testa. Soprattutto quelle cose che sono in sospeso da tempo come quel libro abbandonato sul comodino che ci fissa ogni sera prima di andare a letto o quelle nuove scarpe da ginnastica che avevamo comprato per andare a correre e così via. Chi di noi è colpevole alzi la mano e penso praticamente chiunque. Una volta scritti tutti questi pensieri saremo liberi e il nostro cervello potrà ripristinare energie per attività più utili che il solo tenere a mente le cose.

2. Esaminare

Ora che abbiamo davanti tutta la montagna analizziamo ogni singolo elemento. La prima domanda che dobbiamo porci è: C’è qualcosa per cui posso passare direttamente all’azione? Se la risposta è no, ci sono tre soluzioni:

  • Non è così importante quindi la elimino
  • No, ma è una cosa che voglio fare in futuro quindi la inserisco nella lista dei progetti futuri (ad esempio salvarsi un articolo e leggerlo successivamente )
  • No e non so se la farò in futuro, ma l’ idea non  mi dispiace quindi la metto nella lista delle cose un giorno o forse (ad esempio imparare lo spagnolo prima o poi nella vita)

Nel caso la risposta fosse , allora dobbiamo chiederci Qual è l’azione successiva da fare? Questo è uno dei punti più importanti perchè dobbiamo specificare l’azione il più possibile e fare in modo che sia fisica e ben visibile. E’ utile soprattutto nei compiti più complessi per imparare a gestirli step per step. Se per esempio il compito da svolgere è “Studiare per l’esame” diventerà meno stressante imporsi di studiare un tot di pagine accettabile, per esempio 15, oppure decidere in anticipo quante ore dedicarvi, che possono essere una, due o più a seconda delle esigenze. E’ un ottimo modo per superare la resistenza a quel compito, soprattutto quando siamo spaventati alla sola idea di iniziarlo.

2.1 C’è qualcosa che mi impiega al massimo 2 minuti di tempo?

Se sì possiamo farla subito, tipo scrivere una mail o puntarsi una sveglia. Se no e non abbiamo tempo, ci sono tre comode alternative:

  • Delegare l’ attività a qualcun altro
  • Posticiparla a una data specifica
  • Metterla nella waiting list, la lista d’attesa

 3. Organizzare

Per ottimizzare ancora di più la produttività, dobbiamo trovare le correlazioni che esistono tra le varie attività e a quali obiettivi portano. Naturalmente ci saranno degli obiettivi ( o uno soltanto) più importati degli altri. In questa fase dobbiamo decidere quali sono i nostri obiettivi ( ad esempio lo studio, il benessere mentale, le relazioni sociali), quale fra questi è quello con la maggior priorità ( durante la sessione di esami sarà lo studio) e qual è la serie di azioni che ci può portare alla realizzazione di esso.

4. Verificare

Almeno una volta a settimana è importante fare la review delle nostre liste in modo tale da tenere tutto sotto controllo. Certe attività urgenti potrebbero sfuggirci di mente, quindi è buona abitudine rileggere le liste ed eventualmente, quando è necessario, apportare delle modifiche.

5. Fare

Iniziate!!! Ora, subito.

Ti lascio qui uno schema molto carino del metodo GTD, che ho “rubato” dal blog Quasiorganizzata.

Essere produttivi col metodo gtd

Può sembrare un po’ complicato all’inizio, ma il tempo impiegato per la pianificazione delle nostre attività è sempre un buon investimento a lungo termine. Il concetto chiave della produttività è mantenere alti i livelli di energia. Così più svuotiamo la mente dai pensieri, più aumenteranno le risorse per realizzare i nostri tasks, ed è proprio questo quello che ci insegna David Allen.

Virginia Famà

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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